Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу

Готовность к деловой беседе, даже если эта беседа имеет оперативный характер, дает вам значительное преимущество. При этом чем меньше времени занимает сама беседа, тем важнее обеспечить это психологическое преимущество. К сожалению, столь очевидный факт на практике часто игнорируется. Предлагаемые далее вопросы и готовые речевые конструкции позволят вам подготовиться к деловой беседе, потратив на это минимум времени.

Деловая беседа, несомненно, является одним из наиболее часто используемых видов коммуникативного взаимодействия в деловом (управленческом) общении. Понятие «деловая беседа» весьма широко: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций:

• взаимное общение работников из одной деловой сферы;
• совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка идей и замыслов;
• контроль и координирование уже начатых мероприятий;
• поддержание деловых контактов;
• стимулирование деловой активности.

Подготовка к деловой беседе

Готовность к деловой беседе, даже если эта беседа имеет оперативный характер, дает вам значительное преимущество. При этом чем меньше времени занимает сама беседа, тем важнее обеспечить это психологическое преимущество. К сожалению, столь очевидный факт на практике часто игнорируется. Предлагаемые ниже вопросы позволят вам подготовиться к деловой беседе, потратив на это минимум времени.

1. Четко ли вы представляете цели беседы? Видите ли конкретный результат?
2. Как можно будет оценить этот результат? Как вы узнаете, достигли вы желаемого или нет?
3. Какими могут быть цели и мотивы вашего собеседника?
4. Какие средства вы имеете для достижения поставленной цели?
5. Какую позицию по отношению к собеседнику вы займете в ходе беседы? Будет ли она оптимальной для достижения цели?
6. Как, какими средствами вы донесете до собеседника свою позицию?
7. Как, с помощью каких средств вы узнаете установки и позицию партнера по общению?
8. С какими коммуникативными барьерами можете столкнуться?
9. Как подстраховать себя и снизить вероятность проявления этих барьеров?
10. Если в ходе беседы возникнут противоречия, как вы их будете снимать?
11. Если собеседник вам неприятен, как вы настроите себя на терпимость к нему?
12. Какие способы психологического воздействия вы будете применять?
13. Какую аргументацию предложите собеседнику?
14. Что вы будете делать, если возникнет конфронтация, партнер прибегнет к манипуляции или использует нечестные приемы?
15. Как обеспечите согласование мнений?
16. Насколько (в какой степени) будете раскрывать свою позицию?
17. Как вы будете управлять атмосферой разговора?
18. Как вы будете управлять собой, если партнер своими репликами (или поведением) вызовет у вас раздражение?
19. Каковы интересы вашего партнера?
20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в этой беседе?

При подготовке к беседе далеко не всегда можно дать ответы на все поставленные вопросы. Однако если вы ответите хотя бы на некоторые из них, это обеспечит вам значительное психологическое преимущество:

Очень важно помнить о личном подходе к беседе. Основное правило заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого «вы-подхода». «Вы-подход» — это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие вопросы: «Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника?»; «Как бы мы реагировали на его месте?». Это уже первые шаги в направлении «вы-подхода». Мы даем собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и ценим как специалиста.

Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу

Начало беседы

• Полагаю, что нашу беседу лучше всего начать с обсуждения ...
• Сегодня я предлагаю обсудить ...
• Думаю, вам хорошо известны причины, побудившие меня встретиться с вами, и поэтому мне хотелось сразу перейти к обсуждению ...
• Мне хотелось бы начать нашу беседу с ...
• Полагаю, что нам прежде всего следует обсудить ...
• Думаю, что мы можем начать наш разговор с ...
• Нашу беседу в соответствии с ранее достигнутой договоренностью целесообразно, на мой взгляд, начать с ...

Выражение одобрения и согласия

• Ваши условия нас вполне устраивают.
• Думаю, что мы можем договориться и о ...
• Я вполне разделяю вашу точку зрения на ...
• Мы ничего не имеем против ...
• Это, на наш взгляд, очень хорошая идея.
• Я полностью согласен(а) с вашим мнением о ...
• Мое представление ... полностью совпадает с вашим.
• Ваши условия в целом для нас(меня) приемлемы.
• Можно считать, что в основном мы договорились.

Выражение желания отстаивать свою точку зрения

• Предлагаю вернуться к обсуждению этого пункта с несколько иных позиций.
• Давайте рассмотрим и другие стороны этого решения.
• Мне бы хотелось получить от вас дополнительную информацию по этому вопросу.
• Мне кажется, что мы несколько отклонились от темы нашего разговора. Поэтому предлагаю вернуться к обсуждению предыдущего пункта нашего соглашения.
• Я вижу решение этого вопроса по-другому. В связи с этим я хотел(а) бы пояснить ...
• Полагаю, что вы согласитесь с наличием и другого варианта решения этого вопроса, который мне хотелось бы сейчас с вами обсудить.
• Хотелось бы, чтобы вы уточнили вопрос о ...
• Думаю, что следует обсудить и другие стороны этого вопроса.
• Мне хотелось бы еще раз вернуться к обсуждению вопроса о ...
• Может быть, вам будет интересно узнать заключение экспертов по этому вопросу.

Выражение просьбы

• Вы нас очень обяжете, если согласитесь ...
• Могли ли бы вы ...
• Мы хотим обратиться к вам с просьбой о ...
• Если вас не обременит (затруднит) ...
• Я буду очень признателен(а) (благодарен(а)) вам, если ...
• Мы очень рассчитываем на вашу помощь в ...
• Я хотел(а) бы просить вас о ...
• С вашей стороны будет очень любезно, если ...

Выражение извинения

• Приносим наши извинения за ...
• Еще раз прошу извинить меня за ...
• Примите наши извинения за ...
• Мы искренне сожалеем, что ...
• Я должен(а) извиниться перед вами за ...

Выражение сомнения и неопределенности

• У меня пока не сложилось окончательного мнения по этому поводу.
• Меня несколько смущает наличие ...
• Я бы очень просил(а) вас уточнить ... поскольку по этому факту у меня есть противоположная информация.
• Мне не совсем понятно ваше желание, связанное с ...
• У меня возникают сомнения в необходимости ...
• Мне кажется, что этот вариант решения несколько преждевременен.
• Я бы предпочел(а) другое решение этого вопроса.

Выражение неодобрения, несогласия и отказа

• В целом ваше предложение приемлемо, но ...
• Наша точка зрения несколько расходится с вашей.
• Здесь мы исходим из несколько иного понимания ситуации ...
• Мы придерживаемся иной точки зрения.
• В принципе мы согласны с большинством ваших предложений, но у нас есть ряд возражений и замечаний.
• Согласиться с вашим вариантом трудно, поскольку его реализация может вызвать определенные затруднения.
• Нас не вполне устраивают предложенные вами условия.
• Мы видим решение этой проблемы в несколько ином свете.
• К сожалению, наше финансовое положение не позволяет удовлетворить вашу просьбу.
• К сожалению, принять ваши условия мы не можем.
• Мы высоко ценим ваши усилия, но, к сожалению, вынуждены ответить отказом.

Выражение желания уйти от ответа

• На ваш вопрос трудно дать однозначный ответ. Дело в том, что ...
• На это можно ответить только в самом общем виде.
• Я вижу это только в самых общих чертах.
• Мне трудно судить об этом.
• Я затрудняюсь дать вам сейчас точный ответ.
• К сожалению, точной информацией об этом мы не располагаем.
• Нам об этом неизвестно, поэтому ничего определенного сказать мы не можем.

Фразы, свидетельствующие о завершении беседы

• Итак, мы подходим к концу нашей беседы.
• Давайте подведем итоги наших договоренностей.
• В заключение беседы я хотел(а) бы ...
• Я полагаю, что сегодня мы обсудили все наши вопросы.
• Я считаю, что проблему/задачу ... можно считать решенной.
• Позвольте мне от имени нашей организации поблагодарить вас за участие в сегодняшнем обсуждении и выразить надежду на дальнейшее сотрудничество с вами.
• Я хочу выразить искреннюю благодарность за то, что вы нашли время принять участие в нашем обсуждении.

Источник: Элитариум