Как компенсировать личные затраты удалёнщикам

Работающий дистанционно может использовать принадлежащие ему или арендованные оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации. Компании важно учесть расходы на компенсацию использования личного имущества таким сотрудникам.

Компенсации — это выплаты, установленные для возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

С согласия или ведома работодателя сотрудник, работающий дистанционно, может использовать для исполнения своих обязанностей принадлежащие ему или арендованные оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и другое. При этом ему выплачивают компенсацию за их применение, а также возмещают связанные с этим расходы.

Происходит это в порядке, в сроки и в размерах, определённых коллективным договором, локальным нормативным актом. Акт должен быть принят с учётом мнения выборного органа профсоюзной организации, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Соответствующие расходы организация может учесть в рамках налога на прибыль. Подтверждающие документы нужно оформить в соответствии с законодательством. Из них чётко следует, какие расходы и на какие цели направлены. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих расходы, понесённые работником в служебных целях: на оплату электроэнергии, услуг связи, интернета и другого.

Методика расчёта компенсаций расходов дистанционных сотрудников, а также их перечень с указанием подтверждающих документов компания утверждает локальным нормативным актом самостоятельно. Такими документами могут быть, например, оплаченные счета за электроэнергию, интернет и так далее.