Как компенсировать удалёнщику расходы

Учёт в расходах на покупку бумаги и картриджей.

Траты, которые возникают у работника с удалённым режимом, компания обязана возместить ему полностью.

Требование компенсировать работникам использование своего имущества в интересах компании и все связанные с этим затраты установлено несколькими статьями ТК, в том числе, 164 и 188 ТК. Гарантии дистанционным работникам установлены отдельно, статьёй 312.6 ТК.

Есть одно условие, стороны трудового договора должна согласовать использование работником личного имущества и компенсацию работодателем его расходов.

Реклама

Компенсация удалёнщику

Компенсация за использование личного оборудования дистанционным работником — это одна часть обязательных выплат со стороны работодателя.

Речь идёт об использовании работником своего компьютера, принтера, ПО, интернета, смартфона и так далее. Вместе с тем организации не запрещено выдать сотруднику для работы компьютер, принадлежащий компании.

Размер компенсации сторонам нужно согласовать и указать в трудовом договоре.

Здесь нужно учитывать законодательные новшества 2024 года (закон от 31 июля 2023 года №389-ФЗ).

С 1 января 2024 года ввели лимит компенсации, необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами — 35 ₽ в день (пункт 1 статьи 217 НК, статьи 422 НК). В месяц это от 700 ₽ до 1050 ₽. Если размер компенсации в день будет более 35 ₽, с суммы превышения нужно платить НДФЛ и страховые взносы.

Но, такой вариант, как выплата компенсации по факту, на основании документов, подтверждающих оплату, сохраняется.

Расходы на текущие траты

Для выполнения всех трудовых функций работнику помимо своего оборудования могут понадобиться расходники. Такие расходы удобнее возмещать по фактическим затратам, на основании чеков об оплате. Возмещение таких расходов можно описать в трудовом договоре отдельным пунктом.

Оформить все это можно выдачей денег «под отчёт», затем «закрыть» авансовым отчётом.

Кстати, на работника не обязательно возлагать обязанность закупать расходники для печати. Это может делать другой работника, ответственный за АХО, если он есть в компании. Тогда закупку канцтоваров можно проводить организовано, оплачивать от имени компании по счетам или наличными «под отчёт» и развозить материалы удалёнщикам.

В трудовом договоре с дистанционщиком не запрещено:

• отдельно прописать выплату компенсации за использование личного оборудования и ПО в сумме не более 35 ₽ в день (чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы);
• отдельно указать, что работодатель возмещает затраты на покупку расходных материалов на основании документов, подтверждающих оплату.

В договоре можно отдельно не прописывать компенсацию затрат на расходники. Бухгалтерия вправе выдавать работникам деньги «под отчёт». После закупки всего необходимо дистанционщик должен заполнить авансовый отчёт и передать бухгалтеру документы об оплате.

Как учитывать компенсации удалённым работникам

Выплату компенсаций удалённым работникам могут учитывать в расходах все компании, и на ОСНО и на УСН.

Но, такую компенсацию обязательно должны быть указана в трудовом договоре и локальном нормативном акте (статьи 312.6 ТК).