Как выбрать оператора электронного документооборота

Пересылка документов, подписанных КЭП, и хранение их во внутренних базах данных не равна электронному документообороту.

Преимущества и обязанность

Тренд к переходу бизнеса от бумажного документооборота происходит по ряду причин: с электронным удобнее дистанционно взаимодействовать с контрагентами и сотрудниками, сдавать отчёты.

Для предпринимателей, занимающихся определёнными видами деятельности, использование электронного документооборота (ЭДО) — требование законодательства.

Кроме того, ЭДО открывает возможность участвовать в закупах, так как является одним из обязательных условий.

Кстати, пересылка документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП), через e-mail и хранение их во внутренних базах данных не равна электронному документообороту.

Для организации ЭДО важно выбрать надёжного оператора, через которого будет вестись юридически значимая переписка. На рынке множество операторов, предоставляющих такой сервис — порядка 50 компаний.

Критерии выбора оператора

Стоит обратить внимание, включена ли компания в Реестр операторов ЭДО.

Присутствие в реестре означает:

• наличие лицензии, то есть такой документооборот обладает юридической силой;
• процедура пересылки безопасна и не допускает утечки информации;
• базы данных и серверы размещаются на территории России.

При этом оператор обеспечивает хранение электронных документов на протяжении срока, установленного законодательством.

Роуминг

В ЭДО есть понятие роуминга, который отражает возможность обмена данными между операторами. Не у всех настроено роуминговое соединение, поэтому стоит заранее узнать, через какого оператора работают партнёры.

Цены

Ещё один немаловажный фактор при выборе — стоимость услуг. Как правило, входящий трафик у всех бесплатный. Цены зависят от количества отправляемых документов. Есть пакетные тарифы или поштучные. При сравнении цен стоит учитывать комиссию на роуминг, стоимость интеграции с другими программами, хранение и прочее.

Базовый функционал у всех примерно одинаковый. Список дополнительных услуг, среди которых — возможность автоматизации процессов, интеграции с другими системами, создания электронного архива документов и прочее, как правило, представлены на сайте оператора.

Проверить и оценить функционал, удобство интерфейса можно при помощи бесплатного доступа к демоверсии. Такую возможность предоставляют многие крупные операторы.

Техподдержка

Предпринимателям, которые только начинают переходить на ЭДО, важна корректная и быстрая работа техподдержки и то, как происходит настройка системы и устранение неполадок. Наличие персонального менеджера будет дополнительным аргументом в пользу конкретной компании. Контрольный звонок, чтобы на деле проверить оперативность и доброжелательность операторов, также поможет сделать правильный выбор.