Безопасна ли оплата по скану договора

Как реагировать на предложение «Давайте обменяемся сканами с подписью, а оригиналы потом» и когда так можно.

Часто компании начинают работать по скану договора. Так быстрее, чем ждать оригиналов. Проблема возникает, если один партнёр вдруг говорит, что договор не подписывал, платить не будет, а скан — фиговый листок.

Эксперты — Роман Норман, адвокат юридической компании «Норман и партнёры», и Ольга Истомина, руководитель отдела исполнения юридического агентства Санкт-Петербурга «Ла Адвокат».

Что говорит закон

По Гражданскому кодексу, компании должны заключать сделки письменно. Это значит, нужно составить договор и подписать его. На словах договариваться нельзя.

Закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, передавать их по почте, телеграммой, факсом.

Но в этом случае есть оговорки:

• должна быть возможность установить, что договор отправляет одна из сторон сделки, например, нужно доказать, кому принадлежит почта; 
• договор в электронном виде должен где-то храниться, например, на жёстком диске или на сервере электронной почты.

Когда обязательно нужны бумажные документы:

• сделка должна быть нотариально заверена; 
• договор нуждается в государственной регистрации, например, договор аренды недвижимостью сроком от года.

Для остальных сделок закон не требует, чтобы директора компаний ехали в другой город и подписывали договоры лично. Можно подписать договор, отсканировать его и послать партнёру PDF-файл.

Но есть нюансы, как сделать скан юридически значимым.

Как обмениваться сканами

Компании могут обмениваться сканами договоров, работать по ним годами и платить по счетам. Вопрос законности скана возникает, если у одного из партнёров появляются претензии по сделке. Лучше не ждать, пока недовольный партнёр пойдёт в суд, а заранее себя обезопасить.

Для этого есть три надёжных способа:

• подписывать электронные документы квалифицированной электронной подписью (КЭП);  
• прописывать в договоре, что электронные документы без подписи и документы с простой или неквалифицированной подписью равны бумажным;  
• указать в договоре, что сначала стороны обменяются сканами, а потом по почте — бумажными оригиналами.

По второму способу скан приобретает юридическую силу с помощью более простых видов электронной подписи и соответствующего условия в договоре.

Порядок действий в этом случае такой:

• прописать в договоре, что электронные копии равны бумажному договору с формулировкой «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон»;   
• в договоре указать, что стороны должны сохранять конфиденциальность доступов к электронной подписи: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам»; 
• обозначить в реквизитах электронные почты сторон, и обмениваться договорами и другими документами только с них.

Если выбрали третий способ, то в договоре нужно указать: «Стороны признают надлежащим подписанием договора обмен сканированными копиями по электронной почте. Такие сканированные копии договора имеют полную юридическую силу для сторон до обмена оригиналами договора на бумажном носителе».

Эти правила однозначно обезопасят стороны от лишних споров, но даже если они не соблюдены, законодатель предусмотрел ещё одно условие: «Письменная форма считается соблюдённой, если возможно достоверно определить лицо, выразившее волю в договоре».

Например, если документ был отправлен с указанной в договоре почты, доступ к которой есть только у директора компании, или если компания уже начала исполнять договор (совершила первую поставку и т. д.). То есть даже если вы упустили какой-то из этапов, условие о конфиденциальности доступов к электронной почте и действия партнёра, подтверждающие его согласие (акцепт), могут помочь вам отстоять свою позицию в суде.

Если всё сделать по инструкции, суд будет на стороне компании.

С какой почты писать

Обмениваться документами лучше с почты, которая зарегистрирована на домен компании: не с ivanov81@yandex.ru, а с ivanov@stroydetaltula.ru. Покупка домена — официальная процедура, поэтому однозначно понятно, что все, кто пишет с такой почты, — сотрудники компании.

Как быть в сфере МСП

У маленьких компаний не всегда есть сайт, и они не могут вести переписку с почты, которая привязана к домену. Они обмениваются документами с общедоступной почты. Это не очень надёжно, потому что трудно установить, кто писал.

Лучший способ обезопасить себя со сканами — писать с почты, которая привязана к домену компании. Идеально — с тех адресов, которые прописаны в договоре. У сотрудника, который ведёт переписку, должна быть доверенность на подписание договоров. Так суды, скорее всего, признают договор заключённым.

Если в договоре не оговорили обмен документами по email

Бывает, что компании обмениваются сканами, но условия об этом в договоре нет.

По Гражданскому кодексу, компания не может признать договор незаключенным, если до этого принимала исполнение договора.

Верховный суд дал разъяснения по этому вопросу.

Договор можно признать заключённым в таких случаях:

• компании вели переписку по сделке, обсуждая детали, высылали друг другу каталоги, примеры товаров, выписки из ЕГРЮЛ;   
• полностью или частично оплачивали работы или товары по сделке;  
• подписывали акты, протоколы, согласования, уведомления о расторжении договора, присылали и одобряли претензии друг друга;  
• заключали сопутствующие сделки;  
• просили друг друга об отсрочке платежа.

По сути, компании вели работу по сделке, и об этом есть доказательства, например, письма, документы. Решения судов подтверждают такой подход.

Чтобы установить, что стороны отправляли друг другу сканы, иногда проводят техническую экспертизу компьютера и составляют нотариальный протокол осмотра.

Выводы

Получается, что работать по сканам договоров можно.

Риски есть только в таких случаях:

• в договоре нет условия, что можно обмениваться электронными документами;  
• документы отправляли с почты, которая не привязана к домену компании, с какого-нибудь конкретного почтового сервиса;  
• переписку вёл сотрудник, у которого нет доверенности на подписание договоров.

В остальных случаях можно не беспокоиться.