Как защитить клиентскую базу от краж и утечек

Когда есть угроза распространения персональных данных или кражи информации о клиентах.

Причина проблем утечками информации часто банальна: человеческий фактор. К примеру, иногда сотрудник допускает утечку по неосторожности либо злонамеренно. Так, бывшие сотрудники уходят в фирмы-конкуренты и уносят с собой базы или самостоятельно создают компании, продолжая работать в той же нише и переманивают к себе прежних клиентов.

Где такое бывает чаще:

• консалтинг;
• маркетинг;
• оптовые продажи;
• услуги аутсорсинговых компаний;
• бьюти-индустрия;
• турбизнес.

Полностью застраховаться от кражи клиентской базы, конечно, невозможно. Но меры предосторожности необходимы.

Что уменьшит угрозы:

• своевременное обновление ПО;
• использование надёжных паролей;
• безопасное хранение паролей; 
• раздел в трудовых договорах с сотрудниками о коммерческой тайне;
• разработка регламентов; 
• подписание соглашений о неразглашении данных;
• должностная инструкция с указаниями, как работнику обеспечивать безопасность конфиденциальной информации.

Конфиденциальная информация — это персональные данные других сотрудников, партнёров компании и клиентов. Каждый должен понимать, что лично несёт ответственность за сохранность данных, с которыми работает.

Стоит также обучить сотрудников основам информационной безопасности.

Необходимый минимум:

• не скачивать программы, видео, музыку и иллюстрации с сомнительных ресурсов;
• не переходить по ссылкам от незнакомцев, пришедших на почту, через мессенджеры;
• избегать использования чужих флешек и тому подобное.

Контролировать действия сотрудников помогают специальные программы. Базовый вариант — тайм-трекер с расширенными функциями. В идеале — DLP-система, которая фиксирует все коммуникации и пересылку информации в компании.

Чаще всего источником утечки данных к конкурентам становится обиженный сотрудник. Причиной может быть отсутствие повышения по должности и зарплате, личная неприязнь. Поэтому важно поддерживать благоприятный климат внутри коллектива, выстраивать систему мотивации.

Менеджеры должны быть проинструктированы о правилах работы с данными клиентов. Для безопасности нужно использовать специализированные программы для хранения баз данных, таких как CRM-системы.

У сотрудников не должно быть доступа к единой базе, а данные о своих клиентах они должны обязательно вносить в систему.

Также необходимо утвердить процедуру перехода и закрепления клиентов за другими менеджерами, например, в процессе увольнения сотрудника.

Будет ошибкой полностью отдавать ведение клиента одному сотруднику. Сбор, оценка и хранение ключевой информации о бизнес-процессах, переговоры, маркетинговая стратегия — всё это должно быть в руках руководства.